1、确定文章主旨。只有首先把写文章的主旨和任务搞清楚了，写作时方向才不会错。如果是调研报告，那主要就是发现问题、分析问题和解决问题、提出对策建议；如果是领导讲话，那要看讲话或报告的背景是什么、要求是什么、任务是什么？不同的文章，主旨和任务不同，弄清主旨，是写文章的“第一步”。
2、明晰阅读对象。不管是写文章还是搞宣传，我们都是围绕着“人”。我们要从人的需求出发，他想了解什么、需要什么，来梳理我们文章要传递的内容和信息。
3、梳理主要内容和信息。根据第一步主旨和第二步对象，来梳理报告或文章需要传递的内容和信息，并进行梳理、总结和提炼，但不同报告，传递内容和信息的方式也会有所不同。
4、搭建文章结构。写综合性的文字材料，要学会如何搭建结构和框架，不能想到哪写到哪。越长的文章越容易散，就像盖房子一样，梳理和搭建好文章的结构就是房子的“钢架、骨架”，这是一个理清思路的过程。
5、丰富文字和标题。文字要精和实，一个是精，精准的精；另一个是实，真实的实。精，就是要语言凝练、笔简意丰，这就要提高概括、提炼的本领，善于抓住重点、突出特点。实，就是表述和评价要尽可能客观准确，不刻意炫耀、不矫揉造作，不变形走样，使用真实、朴实的文字。标题要巧。好的标题可以眉毛传情，富有表现力。标题拟制贴切妥当，逻辑上合理，词句上简洁，自然让人喜欢。
6、修改完善文章。好文章往往是改出来的，所以写文章的人，首先，要有接受文章被修改的耐性、毅力和行动。其次，修改时重点围绕五个方面，斟酌主题、主旨；贯彻意图；研究结构；检查素材；推敲文字。
